L'essentiel à retenir : GoHighLevel gère les accès sur deux étages : le niveau agence (Settings → Team) et le niveau sous-compte (Settings → My Staff). Chaque utilisateur a un type (Agency ou Account) qui décide des sous-comptes qu'il touche, un rôle (Admin ou User) qui fixe son pouvoir, puis des permissions granulaires module par module. Bien réglé, ça te laisse ouvrir la plateforme à ton équipe et à tes clients sans jamais exposer ce qui ne les regarde pas.
Quand tu débutes seul sur GoHighLevel, la question des accès ne se pose pas. Elle devient centrale dès que tu embauches un commercial, que tu confies un sous-compte à un freelance, ou que tu donnes à un client la main sur son propre espace. Mal réglés, les accès deviennent un risque : un stagiaire qui voit toute ta facturation, un client qui tombe sur les fiches d'un autre. Ce guide fait le tour, à jour 2026, de la gestion des utilisateurs, des rôles et des permissions.
Deux niveaux d'accès : agence et sous-compte
Tout part de la distinction entre les deux étages de la plateforme :
- Niveau agence : depuis la Vue Agence, va dans Settings → Team. Le bouton + Add User crée un utilisateur, l'icône crayon en édite un existant. C'est ici que tu gères ton équipe interne et les accès transversaux.
- Niveau sous-compte : à l'intérieur d'un sous-compte, ouvre Settings → My Staff. Le bouton + Add Employee ajoute un profil rattaché à ce seul sous-compte.
Un point à connaître : un utilisateur créé au niveau sous-compte (via My Staff) remonte et devient visible dans la gestion d'équipe au niveau agence, mais l'inverse n'est pas automatique. HighLevel donne aussi une règle de bon sens, écrite noir sur blanc dans sa doc : « Clients should not be added as agency-level users ». Autrement dit, un client se crée dans son sous-compte, jamais au niveau agence, sous peine de lui ouvrir des portes qui ne le concernent pas.
Ajouter un utilisateur
Au niveau agence, Settings → Team → + Add User : tu renseignes les informations de la personne et tu choisis son rôle. Au niveau d'un sous-compte, c'est Settings → My Staff → + Add Employee. Dans les deux cas, la personne reçoit une invitation par email pour créer sa connexion.
Le cas le plus utile pour une agence : donner à un collaborateur l'accès à plusieurs sous-comptes sans lui ouvrir l'agence. Depuis Settings → Team, en créant ou éditant l'utilisateur, règle le User Type sur « Account » (et non « Agency »), sélectionne les sous-comptes voulus dans le champ de recherche, puis choisis Admin ou User. Le collaborateur travaillera sur ces comptes précis, sans jamais voir les tableaux de bord ni les réglages sensibles du niveau agence.
Types d'utilisateur et rôles
Deux réglages, à ne pas confondre, décident de la portée d'un accès.
Le User Type répond à la question « quels comptes ? » :
- Agency : la personne accède à tous les sous-comptes de l'agence.
- Account : la personne n'accède qu'aux sous-comptes que tu as explicitement cochés.
Le Role répond à la question « quel pouvoir sur ce compte ? » :
| Rôle | Ce qu'il peut faire | Pour qui |
|---|---|---|
| Admin | Accès complet à tous les modules et réglages du sous-compte (dont les paramètres et la gestion des autres utilisateurs). | Toi, un associé, un responsable de compte de confiance. |
| User | Accès restreint : ce sont les permissions granulaires (voir plus bas) qui décident, module par module, de ce qu'il voit et modifie. | Commerciaux, freelances, clients, stagiaires. |
Un même utilisateur peut couvrir plusieurs sous-comptes simultanément (type Account). Quand une personne cumule un rôle agence et un rôle sous-compte, les permissions s'additionnent et les droits agence, plus larges, l'emportent. Certaines actions restent d'ailleurs réservées aux administrateurs d'agence : créer, modifier ou supprimer des sous-comptes, activer le mode SaaS et la revente en marque blanche, configurer le white-label (domaines, logos, couleurs) ou la facturation de l'agence. HighLevel recommande explicitement le principe du moindre privilège : n'accorde jamais plus large que nécessaire.
Les permissions granulaires, module par module
C'est le cœur du système. Pour un utilisateur au rôle « User », HighLevel expose des toggles par module — plus de 25 zones : Contacts, Conversations, Opportunities, Calendars, Automation (Workflows), Marketing, Payments, Dashboard, Funnels, Forms, Surveys, Memberships, Communities, Reputation, Reporting, Settings, User Management, et bien d'autres. Tu actives ou coupes chaque zone individuellement.
Quelques mécanismes qui font gagner du temps ou sécurisent :
- Copy Permissions : clone les réglages d'un utilisateur existant vers un nouveau. Idéal pour standardiser l'onboarding d'une équipe qui doit avoir le même périmètre.
- Only Assigned Data : le verrou le plus important pour une équipe commerciale. Activé, l'utilisateur ne voit que les contacts et les opportunités qui lui sont assignés. Parfait pour cloisonner un pipeline commercial : chaque vendeur reste sur ses propres leads.
- Followers : malgré « Only Assigned Data », tu peux désigner jusqu'à 10 utilisateurs qui suivent (voient et éditent) une fiche contact ou opportunité précise. Utile quand un manager doit garder un œil sur un dossier sans lever la restriction générale.
Le grain descend très bas selon les modules. Pour le module Payments, chaque section (Orders, Subscriptions, Transactions, Taxes, Products, Payment Settings) a ses propres droits view / create / update / delete / export / configure. Pour les Snapshots, tu sépares View, Create, Edit, Share/Import, Push, Refresh et Delete. Et pour le module Dashboard, un toggle « Export data » décide qui peut exporter les données des widgets.
Garde en tête une hiérarchie : en mode SaaS, un utilisateur ne peut jamais avoir plus de permissions que le plan du sous-compte n'en autorise. Le niveau du sous-compte pose le plafond, les permissions individuelles se règlent en dessous.
Les réglages propres à chaque utilisateur
Au-delà des droits, chaque profil porte des réglages personnels qui pèsent sur le quotidien :
- Disponibilité (Schedules) : un utilisateur gère son propre planning via Settings → My Profile → Schedules ; un admin le fait pour lui via My Staff → crayon → User Availability. Un schedule combine horaires hebdomadaires, exceptions par date et fuseau horaire, et se branche ensuite sur les calendriers de prise de rendez-vous.
- Signature email : chaque utilisateur a sa signature, réglée dans My Staff (section Signature), avec un toggle « Enable Signature in All Outgoing Messages » pour l'appliquer automatiquement. Tu peux aussi l'insérer à la main avec la valeur personnalisée
{{user.email_signature}}. - Numéro de téléphone assigné : dans la section « Call & Voicemail Settings » du profil, tu attribues un numéro LC Phone entrant à l'utilisateur. Contrainte à connaître : un seul numéro LC par utilisateur, et un seul utilisateur par numéro à la fois.
Sécuriser les comptes : 2FA et « Login As »
Deux mécanismes portent le même nom mais n'ont rien à voir. Ne les confonds pas.
La double authentification de connexion protège l'accès d'un utilisateur. Chacun l'active pour lui-même via Settings → My Profile puis le bouton de configuration : scan d'un QR code avec une application TOTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…), saisie du code, et génération de 10 codes de secours à usage unique. Seul l'utilisateur peut configurer sa 2FA — un admin ne peut pas le faire à sa place. Les administrateurs d'agence peuvent en revanche l'exiger pour tous.
À ne pas confondre avec la 2FA anti-fraude des nouveaux sous-comptes SaaS, qui est un autre dispositif : réglée dans le SaaS Configurator → Advanced Settings, elle impose une vérification SMS au premier achat de numéro de téléphone par un sous-compte, pour éviter les abus. C'est une protection de facturation, pas une sécurité de login.
Enfin, la fonction Login As User permet à un administrateur d'agence de se connecter « à la place » d'un utilisateur pour dépanner. Elle est réservée aux Agency Admins et exige la permission « Enable Login As ». Une limite est documentée : à ce jour, le journal d'audit enregistre l'identité de l'utilisateur ciblé, pas celle de l'admin qui s'est connecté « as ». À garder en tête pour la traçabilité.
Côté infrastructure, HighLevel documente un chiffrement TLS 1.2/1.3 en transit, AES-256 au repos, une certification SOC 2 Type II et un support des cadres RGPD, HIPAA et CCPA. La plateforme fournit le socle, mais la conformité RGPD de ton agence reste ta responsabilité, et des accès bien cloisonnés en font partie.
Combien d'utilisateurs selon le plan ?
Bonne nouvelle : d'après la page tarifaire officielle de HighLevel, les utilisateurs sont illimités sur tous les plans (Starter, Unlimited et Agency Pro). Ce qui distingue les offres, ce n'est pas le nombre de membres d'équipe mais le nombre de sous-comptes inclus et les fonctionnalités comme le mode SaaS. À noter : cette information vient de la page pricing du site principal, pas de la base d'aide, et aucun plafond chiffré d'utilisateurs n'est documenté. Pour choisir, réfère-toi plutôt au comparatif des plans et tarifs.
Deux cas d'usage agence à maîtriser
Donner à un client l'accès à son seul sous-compte. Crée-le directement dans son sous-compte via My Staff, avec le rôle User, des permissions granulaires réduites au strict nécessaire, et « Only Assigned Data » activé si tu veux qu'il ne voie que ses propres données. Jamais au niveau agence.
Donner à un membre d'équipe l'accès à plusieurs sous-comptes sans accès agence. Au niveau agence, User Type = Account, coche les sous-comptes concernés, choisis Admin ou User selon le pouvoir voulu. Ton collaborateur circule entre ces comptes sans jamais toucher aux réglages ni aux finances de l'agence.
Dans les deux cas, la même boussole : le moindre privilège. Ouvre le minimum, ajoute au besoin. C'est plus simple de desserrer un accès trop strict que de réparer une fuite d'information. Une fois tes rôles posés proprement, tu peux confier ta plateforme à toute une équipe, et à tes clients, l'esprit tranquille. Si tu n'as pas encore d'espace pour t'entraîner, l'essai gratuit de 14 jours te laisse tout tester avant de facturer quoi que ce soit.
Sources : la base de connaissance officielle HighLevel, dont User Access (Agency & Sub-Accounts), Admin vs User Roles & Permission Scopes, Manage Sub-Account User Roles & Permissions et Authenticator App for 2FA. Fonctionnalités et tarifs vérifiés au 1ᵉʳ août 2026 ; HighLevel fait évoluer ses menus régulièrement.
